Perangkat lunak waktu dan kehadiran mungkin merupakan salah satu produk keluarga penggajian yang paling sedikit dipahami. Kadang-kadang dikenal sebagai perangkat lunak interpretasi penghargaan, ini adalah “lem” antara jam waktu elektronik Anda dan perangkat lunak penggajian dan akuntansi Anda.

Dalam sistem yang sepenuhnya manual, staf mengisi lembar waktu. Staf penggajian menghitung jam penggajian berdasarkan pengetahuan mereka tentang aturan penghargaan dan mereka kemudian memasukkan jam penggajian tersebut untuk setiap karyawan ke dalam sistem penggajian dan pekerjaan selesai.

Dalam sistem otomatis, jam masuk dan keluar karyawan menggunakan jam waktu elektronik, data tersebut biasanya secara elektronik melalui jaringan Anda ke dalam perangkat lunak interpretasi penghargaan yang telah siapa penemu jam dikonfigurasikan sebelumnya dengan aturan penghargaan, sistem secara otomatis menghitung jam penggajian dan ini kemudian dapat ditransfer ke perangkat lunak penggajian Anda dan, sekali lagi, pekerjaan selesai tetapi jauh lebih akurat dan lebih cepat

Kesalahpahaman dalam komunitas bisnis umum mengenai proses ini adalah bahwa jam waktu elektronik akan dapat melakukan pengumpulan, interpretasi, dan ekspor ke langkah penggajian yang sangat tidak mungkin.

Kemungkinan besar jam waktu elektronik atau jam bundy yang Anda miliki atau beli tidak mungkin dapat melakukan perhitungan rumit apa pun. Beberapa cukup pintar dan mereka mungkin mengatasi pembulatan sederhana dan perhitungan lembur tapi itu tentang batas mereka.

Ini tidak mengherankan karena proses menerjemahkan jam masuk dan keluar karyawan menjadi jam kerja bisa Toko Jam Jadwal Sholat Masjid menjadi sangat rumit. Ini menjadi lebih kompleks ketika jam waktu elektronik terlibat … lihat dua contoh ini dan Anda akan melihat alasannya:

Contoh 1; Lembar Waktu: Joe mengisi lembar waktu selama seminggu. Shiftnya dimulai pukul 07.30 dan selesai pukul 16.00. Dia mendapat waktu 30 menit untuk makan siang. Pada hari Senin dia bekerja kembali selama 3 jam dan menulis pukul 19.00 di lembar waktu. Perhitungan yang cukup sederhana di sini. 8 jam waktu normal dan 3 jam lembur.

Contoh 2: Jam Bundy Elektronik: Fred menggunakan jam bundy elektronik ketika dia mulai bekerja pada pukul 07:15. Dia keluar jam 19:07. Laporan pada jam waktu menghitung bahwa dia telah bekerja selama 11 jam dan 52 menit. Ini jelas tidak benar sehingga perlu ada intervensi manual untuk “membulatkan” waktu masuk dan keluar ke awal dan akhir shift. Makan siang harus dikurangi dan pembagian kategori lembur harus dipertimbangkan.

Ini adalah contoh yang relatif sederhana. Beberapa jam bundy elektronik dapat mengatasi hal ini tetapi menjadi jauh lebih kompleks. Misalnya, ini adalah beberapa perhitungan manual yang dilakukan oleh staf penggajian yang akan menantang jam waktu terbaik.

Skenario pembulatan ganda – Pembulatan ke waktu mulai shift ketika seorang karyawan terlambat atau lebih awal sementara tidak membulatkan waktu istirahat makan siang dan pembulatan ke 15 menit terdekat pada jam keluar

Daily Balancing – Mengambil waktu dari kategori lembur dan menempatkannya ke dalam kategori waktu normal jika jam normal lebih pendek dari jam kerja nominal.

Payroll Balancing – Seperti di atas tetapi pada periode penggajian.

Istirahat otomatis – Mengurangi istirahat makan siang secara otomatis atau tidak mengurangi istirahat yang diambil dalam jangka waktu tertentu

Tinggalkan entri – Menjadi penting ketika Anda ingin mengekspor ke penggajian dan menghemat waktu entri data

Akrual Waktu Fleksibel – Waktu bank, waktu fleksibel, hari libur adalah contoh kebutuhan untuk memperoleh cuti khusus untuk waktu kerja.

Sekali lagi, ini adalah persyaratan umum saat menghitung penggajian dan, seolah-olah, di luar kemampuan jam bund elektronik.

Masalah utama untuk sebagian besar jam waktu adalah mereka tidak dapat berinteraksi dengan sistem penggajian dan jika mereka melakukannya, informasi yang mereka kirim kemungkinan merupakan perhitungan jam penggajian yang tidak akurat kecuali penghargaan atau aturan pembayaran Anda sangat sangat sederhana.

Perangkat lunak interpretasi penghargaan (perangkat lunak waktu dan kehadiran) hampir pasti diperlukan jika Anda ingin mengotomatiskan penghitungan jam penggajian karyawan yang akurat dan mengimpornya ke dalam sistem penggajian Anda. Jika Anda adalah perusahaan kecil dengan kurang dari 30 karyawan, investasi yang diperlukan mungkin tidak membenarkan penghematan waktu. Namun, jika Anda memiliki lebih dari 30 karyawan, laba atas investasi menjadi lebih menarik.